Case
Parnassia Groep: adoptie en optimalisatie van Microsoft 365
Adoptie, gebruiksvriendelijkheid en ondersteuning binnen Microsoft 365
Parnassia Groep wilde meer halen uit Microsoft 365 door de adoptie breed aan te pakken. Niet alleen trainingen, maar ook self-service, kennisborging en het gebruiksvriendelijker maken van de digitale werkomgeving.
Context
Parnassia Groep werkte aan de adoptie van Microsoft 365. De beschikbaarheid van tools alleen is daarbij niet genoeg. Pas wanneer medewerkers weten hoe ze de tools effectief kunnen inzetten, ontstaat er echte waarde. Dat vraagt om begeleiding, praktische ondersteuning en aandacht voor de dagelijkse gebruikerservaring.
In samenwerking met een aanvullende adoptiepartner is gewerkt aan een breed adoptietraject waarin training, kennisdeling, self-service en continue verbetering van de Microsoft 365-omgeving hand in hand gingen.
De uitdaging
De adoptie van Microsoft 365 bracht verschillende uitdagingen met zich mee die verder gingen dan techniek:
- Medewerkers moesten nieuwe manieren van werken kunnen begrijpen en toepassen in hun dagelijkse praktijk.
- Interne trainers moesten goed aangesloten zijn en over actuele en bruikbare kennis beschikken.
- Het self-service aanbod moest logisch, vindbaar en daadwerkelijk ondersteunend zijn voor medewerkers.
- Gebruikers hadden behoefte aan heldere en consistente antwoorden op veelvoorkomende vragen.
- De Microsoft 365-omgeving moest stapsgewijs gebruiksvriendelijker worden ingericht.
- Microsoft Teams speelde daarin een centrale rol als dagelijks platform voor samenwerking en communicatie.
Onze aanpak
De aanpak bestond uit meerdere sporen die samen een breed adoptietraject vormden. Er zijn trainingen gegeven aan eindgebruikers en er is actief kennis uitgewisseld met interne trainers, zodat de opgebouwde expertise binnen de organisatie geborgd bleef.
Daarnaast is het volledige self-service aanbod voor medewerkers onder de loep genomen en geoptimaliseerd. Er zijn standaardantwoorden voorbereid en quick reference cards opgesteld, zodat medewerkers snel en eenduidig geholpen konden worden. Tegelijkertijd zijn verschillende changes doorgevoerd om de Microsoft 365-omgeving gebruiksvriendelijker te maken, met een sterke focus op Microsoft Teams.
Deze aanpak was gericht op duurzame adoptie: niet een eenmalige instructie, maar een structurele verbetering van hoe medewerkers met hun digitale werkomgeving omgaan.
De oplossing
Het resultaat is een combinatie van adoptieondersteuning, kennisborging en gerichte optimalisatie van de digitale werkomgeving. Medewerkers worden beter ondersteund met praktische hulpmiddelen, eenduidige antwoorden en een logischer self-service ervaring.
Microsoft Teams is daarbij een belangrijk speerpunt geweest. De inrichting en het gebruik van Teams zijn verbeterd, zodat samenwerking en communicatie voor medewerkers eenvoudiger en natuurlijker verlopen. Ook de bredere Microsoft 365-ervaring is stapsgewijs verbeterd, waardoor de omgeving beter aansluit op wat medewerkers in de praktijk nodig hebben.
Opbrengst
Betere ondersteuning
Eindgebruikers worden effectiever geholpen door praktische hulpmiddelen en heldere communicatie.
Samenhang in adoptie
Meer afstemming en samenhang tussen trainingen, support en dagelijkse begeleiding.
Aansluiting trainers en support
Interne trainers en supportmedewerkers beschikken over dezelfde kennis en hulpmiddelen.
Sterkere self-service
Een logischer en bruikbaarder self-service aanbod voor medewerkers.
Consistente antwoorden
Standaardantwoorden en quick reference cards zorgen voor eenduidigheid in ondersteuning.
Toegankelijker Microsoft 365
Een gebruiksvriendelijkere Microsoft 365-omgeving met duidelijke focus op Teams.
Adoptie is een doorlopend proces
Echte waarde uit Microsoft 365 ontstaat pas wanneer medewerkers niet alleen toegang hebben tot tools, maar er ook goed mee kunnen werken. Dat vraagt om continue aandacht voor adoptie, ondersteuning en gebruikerservaring.