Case
Gemeenten Súdwest-Fryslân en Harlingen: organisatiebrede migratie naar Exchange Online
Zorgvuldig begeleide migratie binnen een breder programma voor de vernieuwing van de digitale werkplek
De gemeenten Súdwest-Fryslân en Harlingen werkten aan een nieuwe digitale werkplek. Binnen dat programma is de migratie naar Exchange Online begeleid met een sterke focus op communicatie, organisatiegereedheid en ondersteuning van medewerkers.
Context
De gemeenten Súdwest-Fryslân en Harlingen werkten in de periode 2024 aan de doorontwikkeling van hun digitale werkplek binnen het programma De Digitale WerkPlek. Het doel was een moderne, toekomstbestendige werkomgeving voor alle medewerkers van beide gemeenten.
De migratie naar Exchange Online was een van de deelprojecten binnen dat bredere programma. Hoewel het technisch gezien om een e-mailmigratie ging, had de overstap directe impact op de dagelijkse werkpraktijk van medewerkers. Dat maakte goede begeleiding en communicatie onmisbaar.
De uitdaging
Een organisatiebrede migratie naar Exchange Online brengt meer met zich mee dan een technische overstap. De specifieke uitdagingen in dit traject:
- Een verandering die twee gemeentelijke organisaties tegelijk raakte en waarbij afstemming essentieel was.
- De noodzaak om medewerkers goed en tijdig mee te nemen in wat de migratie voor hen betekende.
- Behoefte aan duidelijke, begrijpelijke communicatie die aansloot bij de praktijk op de werkvloer.
- Afstemming tussen de projectorganisatie, het bredere programma en de dagelijkse gang van zaken.
- Het voorkomen van onrust, onduidelijkheid en verstoringen tijdens de daadwerkelijke migratie.
- Het besef dat de gebruikerservaring tijdens de overgang bepalend is voor het uiteindelijke succes.
Onze aanpak
De aanpak was nadrukkelijk gericht op de menselijke kant van de migratie. Niet de techniek stond centraal, maar de vraag hoe medewerkers zo goed mogelijk konden worden voorbereid en ondersteund.
Concreet is gewerkt aan communicatie richting medewerkers, afstemming met de organisatie over planning en verwachtingen, en de coördinatie van ondersteuning tijdens de migratie zelf. Floorwalking vormde een belangrijk onderdeel: zichtbare aanwezigheid op de werkvloer om vragen direct te beantwoorden en medewerkers te helpen bij praktische issues.
PEXOR fungeerde in dit traject als de schakel tussen de projectdoelen en de dagelijkse praktijk. Door vroegtijdig te signaleren, helder te communiceren en nabij te zijn tijdens de overgang, is de migratie niet alleen technisch maar ook organisatorisch soepel verlopen.
De oplossing
Het resultaat was een zorgvuldig begeleide migratie naar Exchange Online, ingebed in het bredere programma voor de nieuwe digitale werkplek. Medewerkers werden niet alleen geïnformeerd over de verandering, maar ook actief ondersteund tijdens de overgang zelf.
De combinatie van floorwalking, heldere communicatie en gedegen planning heeft bijgedragen aan een migratie die beheersbaar en gebruikersgericht verliep. De oplossing landde daarmee niet alleen technisch, maar ook organisatorisch op de juiste manier.
Opbrengst
Beter voorbereide organisatie
Medewerkers wisten vooraf wat de migratie inhield en wat er van hen verwacht werd.
Rust tijdens de migratie
Duidelijke planning en communicatie zorgden voor een beheerste en voorspelbare overgang.
Laagdrempelige ondersteuning
Via floorwalking en directe begeleiding kregen medewerkers hulp op het moment dat ze het nodig hadden.
Soepele overgang
De migratie naar Exchange Online verliep zonder grote verstoringen in de dagelijkse werkzaamheden.
Afstemming project en gebruikers
De brug tussen projectdoelen en de dagelijkse praktijk van medewerkers bleef gedurende het hele traject overeind.
Passend binnen het bredere programma
De migratieaanpak sloot naadloos aan op de ambitie van een volledig vernieuwde digitale werkplek.
Techniek landt pas wanneer mensen worden meegenomen
Een succesvolle migratie naar Exchange Online draait niet alleen om het technisch verplaatsen van mailboxen. Het draait om heldere communicatie, zichtbare ondersteuning en een aanpak die aansluit op de dagelijkse praktijk. Pas wanneer medewerkers goed zijn voorbereid en begeleid, levert een migratie ook echt de waarde op die ervan verwacht wordt.