Case
NHL Stenden: digitalisering van het diplomaproces met Microsoft 365 en Power Platform
Een complex administratief kernproces digitaal, navolgbaar en bestuurbaar maken
NHL Stenden heeft het diplomaproces grotendeels gedigitaliseerd met Microsoft 365, SharePoint, Power Automate en Power BI. Het resultaat: meer overzicht, betere navolgbaarheid en stuurinformatie waar die nodig is.
Context
Na de fusie tussen hogeschool NHL en hogeschool Stenden waren er binnen de nieuwe organisatie verschillende werkwijzen ontstaan voor onderwijslogistieke processen. NHL Stenden werkte aan het harmoniseren en optimaliseren van deze processen om te komen tot één uniforme en efficiënte werkwijze.
Het diplomaproces was een van de trajecten waarin die harmonisatie concreet werd. Van het registreren en controleren van resultaten tot het goedkeuren, ondertekenen en uitreiken van diploma's: een proces met veel stappen, betrokkenen en afhankelijkheden. Een logisch moment om dit proces niet alleen opnieuw te ontwerpen, maar ook digitaal te ondersteunen.
De uitdaging
Het diplomaproces bracht een aantal concrete uitdagingen met zich mee:
- Verschillende historische werkprocessen bestonden naast elkaar binnen één organisatie.
- Het proces kent veel stappen, overdrachtsmomenten en onderlinge afhankelijkheden.
- Er was behoefte aan één uniforme werkwijze die voor de hele hogeschool zou gelden.
- Grip op de actuele status van getuigschriften en processtappen ontbrak.
- Knelpunten en onregelmatigheden werden niet tijdig gesignaleerd.
- Digitale ondersteuning binnen Microsoft 365 kon hier grote meerwaarde bieden.
Onze aanpak
Het diplomaproces is eerst opnieuw ontworpen en getest in een pilot. Vervolgens is in kaart gebracht welke stappen gedigitaliseerd konden worden en hoe Microsoft 365 en Power Platform daarbij het beste ingezet konden worden.
De nadruk lag op het centraal en inzichtelijk maken van statusinformatie, het automatiseren van monitoring via SharePoint en Power Automate, en het ontsluiten van managementinformatie via dashboards in Power BI. Digitalisering is hierbij niet als los technisch project benaderd, maar als integraal onderdeel van procesverbetering.
Op die manier ontstond een oplossing die niet alleen efficiënter is, maar ook beter bestuurbaar en navolgbaar.
De oplossing
Het resultaat is een grotendeels digitaal diplomaproces, ondersteund door Microsoft 365 en Power Platform. Studenten signaleren digitaal en examencommissies leggen besluiten digitaal vast. Alle stappen in het proces zijn navolgbaar geworden en op elk moment is inzichtelijk wat de status is van getuigschriften.
Knelpunten en onregelmatigheden worden automatisch gemonitord met behulp van SharePoint en Power Automate. Dashboards in Power BI stellen managers in staat om tijdig bij te sturen. Deze combinatie zorgt voor meer overzicht, minder handmatig opvolgwerk en betere bestuurbaarheid van het gehele proces.
Opbrengst
Uniformer proces
Eén consistente werkwijze voor het diplomaproces binnen de hele hogeschool.
Statusinzicht
Op elk moment inzichtelijk wat de actuele status is van getuigschriften en processtappen.
Navolgbaarheid
Alle stappen in het diplomaproces zijn vastgelegd en terug te volgen.
Snellere signalering
Knelpunten en afwijkingen worden automatisch gesignaleerd via SharePoint en Power Automate.
Stuurinformatie
Dashboards in Power BI geven managers de informatie om tijdig bij te sturen.
Moderne basis
Een digitale procesondersteuning die past bij een moderne onderwijsorganisatie.
Digitale procesverbetering begint bij inzicht
Microsoft 365 en Power Platform bieden de mogelijkheid om complexe administratieve kernprocessen overzichtelijker, sneller en beter bestuurbaar te maken. De echte waarde zit niet alleen in automatisering, maar ook in de grip en het inzicht die daarmee ontstaan.